特定技能外国人を雇っている企業と登録支援機関は、3ヶ月に1回義務付けられている定期報告があります。
今回はその定期報告について解説していきます！

特定技能の定期報告とは

特定技能所属機関（受入企業）、登録支援機関、それぞれ四半期（3ヶ月）に１回提出しなければならない書類があります。
届出期間や提出する書類について説明していきます！

届出期間

定期届出は、四半期に１回と定められています。

①第1四半期…1月1日から3月31日（提出期間：4月1日〜4月15日まで）
②第2四半期…4月1日から6月30日（提出期間：7月1日〜7月15日まで）
③第3四半期…7月1日から9月30日（提出期間：10月1日〜10月15日まで）
④第4四半期…10月1日から12月31日（提出期間：翌年1月1日〜1月15日まで）

上記届出期間に在籍していた特定技能外国人に関しての提出の義務があります。
実際仕事をしているしていないに関わらず、たとえ1日だけでも在籍していた場合は、必ず定期届出を提出しなくてはいけません。

例えば、特定技能外国人を5人雇っている企業で、9月に１人の特定技能外国人が退職する場合、
第3四半期では5名、第4四半期では4名の届出が必要です。

慣れていない時や人数が多い場合、書類の作成に時間がかかります。
遅れる事なく提出できるよう、早めの準備が必要ですね。

特定技能所属機関（受入企業）が提出する書類

特定技能所属機関（受入企業）が提出する書類は以下となります。

必須書類

①受入れ・活動状況に係る届出書
②特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況
③賃金台帳の写し

任意書類

①報酬支払証明書（参考様式第５－７号）
②理由書

それぞれ詳しく見ていきましょう！

必須書類①受入れ・活動状況に係る届出書

様式はコチラ👉受入れ・活動状況に係る届出書【Word】（参考様式第３－６号）

この書類には特定技能所属機関の情報や、期間中に受け入れていた特定技能外国人などの人数、
受入れに要した費用の額やその内訳などを記載します。

安全衛生や雇用保険、税金などの項目もあります。

最下段に署名が必要です。
署名は、特定技能所属機関の役職員であって，実際に届出書を作成した方が署名をしてください。
※印字や社判の押印のみは不可

必要書類②特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況

様式はコチラ👉特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況【Excel】参考様式第３－６号（別紙）

期間中に受け入れていた特定技能外国人の氏名、生年月日、住所などの個人情報、
活動日数や賃金の支給総額などを記入します。

働く事業所単位ではなく、法人全体で１部作成します。
様式は12名までの記入が可能ですが、人数が多い場合2枚目のシートを編集して提出します。

必要書類③賃金台帳の写し（特定技能外国人、比較対象日本人）

期間中に受け入れていた全ての特定技能外国人の賃金台帳と、比較対象日本人の賃金台帳も必要となります。

任意書類①報酬支払証明書（参考様式第５－７号）

様式はコチラ👉報酬支払証明書（参考様式第５－７号）【Word】

報酬の支払を現金払いにしている場合は、対象となる特定技能外国人全員分を提出します。

特定技能外国人の署名も必要となります。

任意書類②理由書

届出期間内に届出ができなかった場合、その理由を記載した理由書を報告書と同時に提出します。
また、状況説明などが必要な場合も、理由書を提出します。

形式に決まりはないので、作りやすい形で問題ありません。

一例：
特定技能外国人に係る社会保険及び雇用保険の被保険者資格取得手続を行っていない
→当該特定技能外国人の身分事項及び手続が未了である理由について説明

特定技能外国人又は特定技能所属機関に関する保険料又は税の納付を行っていない場合
→納付を行っていない保険料の種類又は税目、納付を行っていない事務所名等と理由を説明

登録支援機関が提出する書類

特定技能所属機関（受入企業）の書類とは別に、特定技能外国人支援計画のすべてを登録支援機関に委託している場合、
登録支援機関が提出する書類があります。

必須書類

①支援実施状況に係る届出書（参考様式第３－７号）
②１号特定技能外国人支援対象者名簿（参考様式第３－７号（別紙）
③定期面談報告書（１号特定技能外国人用）（参考様式第５－５号）
④定期面談報告書（監督者用）（参考様式第５－６号）

任意書類

①相談記録書（参考様式第５－４号）
②転職支援実施報告書（参考様式第５－１２号）
③支援未実施に係る理由書（参考様式５－１３号）

それぞれ詳しく見ていきましょう。

必要書類①支援実施状況に係る届出書（参考様式第３－７号）

様式はコチラ👉支援実施状況に係る届出書（参考様式第３－７号）【Word】

特定技能外国人支援計画書の内容で、期間中に実施予定となっている支援について全て実施したか、していないかを記入します。
１人でも実施予定になっている支援が実施出来ていない場合、「１号特定技能外国人支援計画書において当該四半期中に実施予定となっている支援について、実施していない支援がある」にチェックを入れます。

誰が、どの支援が実施していないかは、次の別紙に記入します。

期間中に実施する予定がない支援は、報告対象外です。※帰国対応など

最下段に書類を作成した人の署名が必要です。

必要書類②１号特定技能外国人支援対象者名簿（参考様式第３－７号（別紙） ）

様式はコチラ👉１号特定技能外国人支援対象者名簿（参考様式第３－７号（別紙） ）【Word】

１号特定技能外国人支援対象者全員の氏名、性別、生年月日、国籍、在留カード番号、住所、支援実施状況を記入します。

未実施の項目がある場合、任意書類③支援未実施に係る理由書（参考様式５－１３号）の提出が必要です。

必要書類③定期面談報告書（１号特定技能外国人用）（参考様式第５－５号）

様式はコチラ👉定期面談報告書（１号特定技能外国人用）（参考様式第５－５号）【Word】

特定技能外国人に対する定期面談の報告書です。
氏名や所属機関の名称、面談の結果などを記入します。

同じ内容が複数人いる場合、氏名の部分に「別紙のとおり」と記入し
様式自由の特定技能外国人リストを別紙として提出します。

必要書類④定期面談報告書（監督者用）（参考様式第５－６号）

様式はコチラ👉定期面談報告書（監督者用）（参考様式第５－６号）【Word】

特定技能所属機関の監督者に対する定期面談の報告書です。
氏名や所属部署、面談の結果などを記入します。

任意書類①相談記録書（参考様式第５－４号）

様式はコチラ👉相談記録書（参考様式第５－４号）【Word】

特定技能外国人より相談があった場合、その内容と対応を記入して提出します。

任意書類②転職支援実施報告書（参考様式第５－１２号）

様式はコチラ👉転職支援実施報告書（参考様式第５－１２号）【Word】

「非自発的離職時の転職支援」の資料として転職支援実施報告書を添付する場合はこちらの報告書を提出します。

任意書類③支援未実施に係る理由書（参考様式５－１３号）

様式はコチラ👉支援未実施に係る理由書（参考様式５－１３号）【Word】

実施予定の支援について期間内に実施できなかった場合に、この理由書を提出します。

定期報告の必要書類一覧表

出入国在留管理局のHPには、特定技能所属機関の定期報告で必要な書類の一覧表が公開されています。

コチラ👉特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出　提出資料一覧表

登録支援期間に支援のすべてを委託している場合、一部を委託している場合で
受入企業が提出する書類、登録支援期間が提出する書類が変わりますのでご注意ください。

チェックリストもあるので、この一覧表を見ながら準備をすることで
書類の不備なども防ぐ事ができます。

提出方法

定期届出の提出方法は、特定技能所属機関を管轄する地方出入国在留管理局・支局へ提出します。

直接窓口に持っていく方法だけではなく、郵送やインターネットによる電子届出も可能です。

郵送の場合の注意点

郵送で定期届出を行う場合、身分証明書のコピーを同封する必要があります。

また、封筒の表面に朱書きで「特定技能届出書在中」など、中身が届出書類とわかる様に記載します。

よくある質問

出入国在留管理局のHPに、よくある質問がまとめられています。

👉特定技能所属機関からの定期届出に関連してお問合せの多い事項について（Ｑ＆Ａ）【PDF】

この書類は提出するべき？
ここはどう記入したらいい？

そんな疑問が出た時は、このQ&Aが参考になります。

一例：
Q：
「生活オリエンテーション」について実施した場合、生活オリエンテーションについては、どのように報告すれば良いでしょうか。

Ａ：
生活オリエンテーションを実施した場合、生活オリエンテーションの確認書を作成する必要があります（特定技能外国人の署名必須）
なお、生活オリエンテーションの確認書は、届出に添付して提出する必要はありませんが、特定技能所属機関の事務所で保管してください（支援の全部の実施を登録支援機関に委託していた場合、生活オリエンテーションの確認書は登録支援機関が保管することになります。）。

まとめ

この定期届出を提出しない場合や嘘などがあった場合に、罰則の対象となります。

3ヶ月に一度と頻度は多いですが、決まった書類を作成し提出するだけなので
何が必要なのか、書類作成にどの程度時間がかかるのかが分かってしまえば
それほど大変な作業ではありません。

紹介した様式は変更される事がありますので、新しい報告書作成する際には
出入国在留管理局のHPで最新版をダウンロードしてください。

NES（ネバーエンディングスピリッツ）協同組合では「特定技能者で働きたい外国人の方」と「特定技能者を採用したい企業やお店」のマッチングをお手伝いします。お気軽にご相談下さい！

参考：
特定技能所属機関による受入れ・活動状況に係る届出（出入国在留管理局）
特定技能所属機関による支援実施状況に係る届出（出入国在留管理局）